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Les «renseignements personnels» : une définition

Les «renseignements personnels» sont tous les renseignements qui vous identifient, comme votre date de naissance, votre état matrimonial, votre adresse à domicile, votre numéro de téléphone à domicile, votre adresse de courriel personnelle, votre numéro d’assurance sociale et vos antécédents d’emploi. Par contre, vos renseignements personnels ne comprennent habituellement pas votre nom, votre titre, votre adresse au bureau et votre adresse de courriel au bureau.

Comment utilisons-nous vos renseignements personnels?

Vos renseignements personnels sont importants, car ils nous permettent de :

  • vérifier votre identité;
  • vérifier l’exactitude des renseignements fournis par le passé;
  • veiller à l’exactitude de nos dossiers;
  • comprendre vos besoins;
  • déterminer votre admissibilité à nos produits ou services;
  • exécuter vos opérations;
  • mettre à jour vos titres en portefeuille et votre relevé d’opérations;
  • établir et administrer votre compte;
  • fournir un service client et un soutien de qualité;
  • fournir les états financiers, les reçus aux fins de l’impôt, les documents liés aux votes par procuration, les confirmations d’opérations et tout autre document et renseignement pouvant être requis ou demandés dans le cadre de l’administration du compte;
  • fournir à vous et à votre conseiller en placements les renseignements sur le compte et vos relevés de compte;
  • vous protéger contre la fraude et les erreurs; et
  • répondre aux exigences juridiques et réglementaires.

Comment recueillons-nous vos renseignements personnels?

Nous pouvons recueillir vos renseignements personnels de diverses façons, notamment par le biais du formulaire de demande d’ouverture de compte ou d’interactions avec vous ou votre conseiller en placements. Peu importe le moyen utilisé pour recueillir des renseignements personnels à votre sujet, nous veillons en tout temps à leur exactitude et à leur exhaustivité. Pour ce faire, nous nous fions à vous pour nous aviser dès que possible lorsqu’un changement survient à l’égard de vos renseignements personnels, de manière à ce que nous puissions mettre à jour vos dossiers.

Autorisation liée à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation de vos renseignements personnels

Vos renseignements personnels seront uniquement recueillis, utilisés et divulgués avec votre consentement. Ce consentement peut nous être donné par écrit ou de manière implicite. De plus, il peut être donné verbalement, de manière électronique ou par l’intermédiaire de votre conseiller en placements. Vous pouvez retirer, en totalité ou en partie, le consentement nous autorisant à recueillir, utiliser ou divulguer vos renseignements personnels en vertu de certaines restrictions juridiques. Toutefois, un tel retrait de votre consentement risque de limiter les produits et services que nous pouvons vous offrir.

Avec qui partageons-nous vos renseignements personnels?

Nous ne communiquons aucun renseignement personnel confidentiel à des tiers, sauf dans les cas prévus par la présente politique. Nous ne vendrons pas vos renseignements personnels à des tiers.

Des renseignements personnels peuvent être communiqués à nos fournisseurs de services uniquement aux fins d’exécution de missions contractuelles, comme le traitement de données, le stockage de documents et l’envoi d’information et de documentation à votre intention. Dans ces cas, nous nous assurons que nos fournisseurs de services acceptent de ne pas utiliser ni communiquer ces renseignements, sauf sur demande de notre part et aux seules fins prévues par notre politique ou par les dispositions légales applicables.

Dans certains cas, nous pourrions retenir les services de fournisseurs situés à l’extérieur du Canada et les renseignements personnels pourraient être divulgués conformément aux lois du territoire où est basé le fournisseur de services, notamment au gouvernement et à ses organismes.

Nous pourrions également divulguer vos renseignements personnels à votre conseiller en placements et au courtier auprès duquel il est inscrit. De temps à autre, nous pourrions devoir communiquer avec d’autres institutions financières ou des courtiers, en vue de nous assurer que nous détenons les renseignements exacts et complets qui nous permettront de répondre à vos besoins.

Vos renseignements personnels peuvent également être communiqués à des tiers pour assurer la conformité à une exigence juridique ou réglementaire.

Vos renseignements personnels peuvent être partagés avec des sociétés affiliées, uniquement à des fins de développement de produits ou de marketing.

Où stockons-nous vos renseignements personnels?

Vos renseignements personnels sont stockés en format électronique ou en format papier à nos bureaux ou aux bureaux de nos fournisseurs de services, comme International Financial Data Services (Canada) Limited. En outre, vos renseignements personnels peuvent être conservés dans un site d’entreposage sécurisé.

Comment protégeons-nous vos renseignements personnels?

Nous avons mis en œuvre des politiques, des procédures, des mesures de protection et d’autres contrôles physiques et électroniques afin de veiller à la protection de vos renseignements personnels contre les pertes, le vol ou une utilisation malveillante. L’accès à vos renseignements personnels est réservé aux employés, agents et fournisseurs de services autorisés qui en ont besoin pour faire leur travail, ou en vertu des exigences réglementaires. Nos mesures de contrôles sont revues et mises à jour de temps à autre de manière à répondre à l’évolution des exigences et de la technologie. Vos renseignements personnels seront conservés aussi longtemps qu’il sera nécessaire afin de fournir les services convenus, ou dans les délais prescrits par la loi applicable.

Quels sont vos droits concernant l’accès à vos renseignements personnels?

Au moyen d’une demande préalable donnée dans un délai raisonnable, nous vous procurerons un accès à vos renseignements personnels. Nous pouvons également vous présenter une liste des tiers qui ont eu accès à vos renseignements personnels. Si vous souhaitez modifier ou mettre à jour vos renseignements personnels, vous pouvez le faire en tout temps en communiquant avec nous aux coordonnées indiquées ci-dessous. Dans certains cas, nous pourrions ne pas être en mesure de vous offrir l’accès à certains renseignements spécifiques, notamment : i) des renseignements faisant référence à d’autres personnes; ii) des renseignements qui contiennent des informations exclusives et confidentielles de Sentry Investissements ou de ses sociétés affiliées; iii) des renseignements qui ont déjà été détruits ou dont la récupération pourrait se révéler coûteuse; ou iv) des renseignements que nous ne sommes pas légalement autorisés à vous communiquer.

Confidentialité du site Web

Lorsque vous visitez notre site Web, nous pouvons recueillir des renseignements techniques et de navigation, comme le type de navigateur Web, l’adresse IP, les pages visitées et le temps moyen passé sur notre site Web. Ces renseignements peuvent notamment être utilisés pour vous aviser de problèmes quant à la compatibilité des logiciels, améliorer le design et les fonctionnalités de notre site Web, ou pour vous fournir un service personnalisé.

Nous avons recours aux témoins (cookies) et à des technologies semblables pour assurer le bon fonctionnement de notre site Web. Les témoins sont de petites quantités de données qu’un site Web envoie au navigateur Web du visiteur. Ils nous permettent de recueillir des renseignements sur les visiteurs de notre site Web, comme la date et l’heure des visites, les pages regardées et le temps passé sur notre site Web. Ils sont également utilisés à des fins de sécurité et de personnalisation de votre expérience, comme l’adaptation du site à la disposition de votre écran ou votre langue.

Vous pouvez refuser ou effacer les témoins. La plupart des  navigateurs  et des appareils mobiles comportent leurs propres paramètres de gestion des témoins. Si vous refusez un témoin lors d’une visite sur notre site Web, ou si vous effacez des témoins, l’utilisation de notre site Web pourrait être moins conviviale. Par exemple, il est possible que vous ne soyez pas en mesure d’ouvrir une session et d’accéder à votre compte, ou que nous ne puissions confirmer votre identité ou reconnaître votre appareil ou vos préférences.

Questions, problèmes ou plaintes

Les questions, les problèmes et les plaintes liés à la confidentialité peuvent être déposés auprès de notre agent responsable de la protection de la confidentialité.

Par courriel : privacy@sentry.ca
Par téléphone : 1-888-246-6656;

Par courrier à l'adresse suivante :

Sentry Investissements Inc.
Commerce Court West
199, rue Bay
Bureau 2700, C.P. 108
Succursale postale Commerce Court
Toronto (ON)  M5L 1E2
À l'attention de : Agent responsable de la protection de la confidentialité

Lorsque vous communiquerez avec nous à propos d’une question, d’un problème ou d’une plainte lié à la confidentialité, nous vous expliquerons notre procédure de traitement et prendrons toutes les mesures nécessaires pour régler la situation. Par la suite, si vous croyez que la question, le problème ou la plainte n’a pas été traité de manière adéquate, nous pourrons vous transférer au commissaire à la vie privée du gouvernement fédéral ou provincial pertinent pour en apprendre davantage sur leurs services.

Modifications à la présente politique de confidentialité

Nous effectuerons occasionnellement des mises à jour de la présente politique de confidentialité pour tenir compte de l’évolution des politiques de la société et des modifications apportées à la législation sur la protection de la vie privée. Il est important que vous consultiez périodiquement la présente politique de confidentialité en visitant notre site Web à l’adresse www.sentry.ca/fr/. Si vous accédez à notre site Web après que des modifications aient été apportées à la politique de confidentialité, vous reconnaissez avoir accepté ces modifications.

Mise à jour : 10 août 2016